Dit is de privacy policy van de Gelderse ZweefvliegClub (GeZC), gevestigd te vliegveld Terlet ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40120384
In deze privacy policy geven wij heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. De GeZC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze
De GeZC is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft, neem dan contact op met het bestuur van de GeZC.
1. Verwerking van persoonsgegevens van Leden en Donateurs
In onderstaande tabel vindt u een overzicht van welke persoonsgegevens wij van leden en donateurs administreren:
Doel |
Persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Verwerking |
| Ledenadministratie | – Lidmaatschapsnr
– Initialen – Voornaam – Tussenvoegsel – Achternaam – Geboortedatum – Geslacht – Beroep – Straatnaam – Huisnummer – Postcode – Woonplaats – Woonland, – Telefoon thuis – Telefoon mobiel – Emailadres |
Noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschaps overeenkomst. | Gedurende de periode van het lidmaatschap tot drie jaar na einde lidmaatschap.
Hierna wordt enkel de naam, geboortedatum en lidmaatschapshistorie bewaard en dan alleen inzichtelijk voor bestuur ten behoeve van historische doeleinden. |
Digitale ledenwebsite. |
| Financiële administratie | – IBAN
– Naam rekeninghouder |
Noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschaps overeenkomst. | 7 jaar conform AVG en fiscale wetgeving | Bij onze bank en in het cloud based boekhoudpakket. Binnen de interne GeZC website enkel gedurende het lidmaatschap. |
| Het bijhouden van een smoelenboek ter bevordering van sociale contacten binnen de GeZC. | – Pasfoto | Uitdrukkelijke toestemming van het lid voor een welbepaald doeleinde (bijzonder persoonsgegeven). | Pasfoto enkel gedurende het lidmaatschap. | Digitale ledenwebsite |
2. Verwerking van persoonsgegevens van luchtvarenden
In onderstaande tabel vindt u een overzicht van welke persoonsgegevens wij administreren van luchtvarenden die met een luchtvaarttuig starten of landen op de Gelderse strip op het ‘luchtvaartterrein Terlet’:
Doel |
Persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Verwerking |
| Complete startadministratie om als verplichte jaarlijkse rapportage naar de exploitant van het ‘luchthaven zweefvliegterrein Terlet’ te voldoen aan de Verordening Luchthavenregeling artikel 3, voorwaarden luchthaven, jaarlijkse rapportage. | – Voornaam
– Tussenvoegsel – Achternaam |
Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. | Minimaal twee jaar (conform Luchthavenregeling).
Na twee jaar worden alle vluchten uitgevoerd door personen die op het moment van inzage geen lid meer zijn van de GeZC geanonimiseerd getoond aan de leden en heeft enkel het bestuur inzicht in de namen behorende bij deze vluchten. Alle vluchten van huidige leden blijven zichtbaar voor alle huidige leden. |
Digitale ledenwebsite.
Startwagencomputer. |
3. Verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van GeZC vliegtuigen
In onderstaande tabel vindt u een overzicht van welke persoonsgegevens wij administreren van luchtvarenden die een vlucht maken met een vliegtuig van de GeZC.
Doel |
Persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Verwerking |
| Administratie van vluchten met GeZC vliegtuigen | – Voornaam
– Tussenvoegsel – Achternaam |
Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de GeZC. | Minimaal twee jaar.
Na twee jaar worden alle vluchten uitgevoerd door personen die op het moment van inzage geen lid meer zijn van de GeZC geanonimiseerd getoond aan de leden en heeft enkel het bestuur inzicht in de namen behorende bij deze vluchten. Alle vluchten van huidige leden blijven zichtbaar voor alle huidige leden. |
Digitale ledenwebsite.
Startwagencomputer. |
4. Verwerking van persoonsgegevens van vliegende leden van de GeZC
In onderstaande tabel vindt u een overzicht van welke persoonsgegevens wij administreren van vliegende leden van de GeZC:
Groep en doel |
Persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Verwerking |
| Alle vliegende leden | – Type en vervaldatum bewijs van bevoegdheid,
– Alle mogelijke bevoegdheden op het bewijs van bevoegdheid – Vervaldatum van de laatste trainingsvlucht. – De bevoegdheden verleend door de GeZC om bepaalde typen GeZC vliegtuigen te mogen besturen. – Niveau (DBO / Solo / Brevet / Instructeur) – KNVvL verzekerd (ja / nee) – Informatie over bijzonderheden in het vliegbedrijf waarbij individuele leden betrokken zijn. – Bijzonderheden en informatie over de voortgang van de opleiding van de individuele leden. (Tracks) |
Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk de EASA G- – DTO verplichtingen.
Daarnaast voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (de GeZC). De GeZC heeft er als vereniging belang bij dat haar vliegende leden over de juiste bevoegdheden beschikken om veilig, en conform de wetgeving, met haar materiaal te kunnen opereren. Daarnaast heeft de GeZC er belang bij dat haar leden verzekerd zijn voor hun wettelijke aansprakelijkheid jegens derde partijen tijdens het beoefenen van de zweefvliegsport, al dan niet met materiaal van de GeZC. |
Gedurende actief vliegend lidmaatschap tot en met 3 jaar na einde vliegend lidmaatschap.
Dit impliceert dat de GeZC voldoet aan de EASA Part- G– DTO eis om gegevens en trainingsdossiers van alle cursisten tenminste tot 3 jaar na de laatste opleidingssessie te bewaren. |
Digitale ledenwebsite.
Delen ook in de startwagencomputer ten behoeve van bewaken recente vliegbekwaamheid. |
| – Vervaldatum medische certificaat | Voor instructeurs en cursisten: noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (EASA G-DTO). Voor alle overige vliegende leden: Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (de GeZC). | Enkel gedurende actief vliegend lidmaatschap. | Digitale ledenwebsite en startwagencomputer ten behoeve van bewaken recente vliegbekwaamheid. |
5. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het administreren van e-mailgroepen;
- Het verzenden van e-mails vanuit de verenigingswebsite;
- Het verwerken en factureren tbv de sleepadministratie via SVS (Stichting Vliegende Start)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
6. Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoons gegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Intrekking is wel wederkerig, wat inhoudt dat persoonsgebonden gegevens van anderen dan ook niet beschikbaar zijn.
7. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
8. Contactgegevens
Secretaris GeZC
Vossestaart 33
1273 TP Huizen